A documentação das rotinas de trabalho e a continuidade dos serviços estão entre os aspectos destacados pela Câmara Municipal de Manaus durante a auditoria interna do Sistema de Gestão Integrada (SGI), realizada de 19 a 23 de outubro. A avaliação reúne requisitos das normas ISO 9001, voltada à gestão da qualidade, e ISO 14001, relacionada à gestão ambiental, e antecede uma auditoria externa prevista para a manutenção das certificações.
O procedimento alcança setores administrativos e legislativos da Casa, incluindo a Diretoria de Comunicação (Dicom). São analisados procedimentos, documentos e indicadores para verificar o cumprimento dos requisitos estabelecidos, acompanhar resultados e identificar riscos ou oportunidades de aperfeiçoamento nos fluxos institucionais.
Registros e continuidade dos serviços
Segundo a auditora Fabiana Seabra, a participação de diferentes departamentos ocorre porque as duas certificações possuem exigências específicas. De acordo com ela, todos os setores e diretorias integram os processos de alguma maneira, enquanto algumas unidades têm procedimentos próprios que precisam ser acompanhados.
Fabiana afirma que manter os procedimentos registrados ajuda a organizar as atividades e a preservar a continuidade dos serviços em períodos de mudança nas equipes e nas responsabilidades dos profissionais. “Quando eu documento, consigo também melhorar o meu funcionamento, a minha efetividade e a minha eficácia”, declarou. Ela acrescentou que a gestão é dinâmica e que a documentação permite manter os processos e promover melhorias mesmo com a rotatividade de servidores e gestores.
Na área de comunicação, a auditoria considera as atividades desenvolvidas no dia a dia, os fluxos de comunicação com os públicos interno e externo e o acompanhamento dos indicadores de desempenho. O trabalho também verifica como são tratados os procedimentos adotados pela diretoria e quais possibilidades de aprimoramento podem ser identificadas.
Comunicação e práticas ambientais
O coordenador de Jornalismo da Câmara, José Muniz Neto, disse que a avaliação permite revisar as práticas, os serviços e os procedimentos executados pela equipe. Segundo ele, a análise também contribui para a padronização das atividades relacionadas à comunicação institucional.
A auditoria interna inclui ainda iniciativas associadas à gestão ambiental. Na Dicom, a Câmara cita a coleta seletiva, o uso consciente da energia elétrica e ações realizadas em conjunto com outras diretorias e setores para aperfeiçoar a infraestrutura e estimular o uso responsável dos recursos.
Muniz afirmou que essas medidas fazem parte das rotinas de trabalho e dependem da atuação conjunta de diferentes áreas da instituição. A ISO 14001, nesse caso, integra a avaliação dos procedimentos ambientais ao sistema que também reúne os requisitos de qualidade da ISO 9001.
Próxima etapa
A CMM informa que recebeu a certificação ISO 9001 em 2014 e a ISO 14001 em 2015. Em 2016, os dois sistemas foram reunidos no SGI, com procedimentos e objetivos relacionados à qualidade dos serviços e à responsabilidade ambiental.
Depois da auditoria interna, está prevista uma reunião de análise crítica com os responsáveis pelos processos. O encontro deverá servir para avaliar os resultados da verificação, identificar eventuais não conformidades e definir ajustes antes da auditoria externa.
A divulgação da Câmara não apresenta, neste momento, os resultados da auditoria interna, eventuais não conformidades identificadas ou a data da avaliação externa. Também não são informados valores associados ao processo nem o organismo certificador responsável pela próxima análise. A manutenção das certificações, segundo a instituição, depende do atendimento aos requisitos das normas e dos resultados das avaliações realizadas.
Fonte: Camara dos Vereadores Manaus.
Foto: Eder França/Dicom
